Xây dựng văn hoá doanh nghiệp: Bắt đầu từ phòng làm việc

Tôi còn nhớ cách đây khá lâu, có bài báo viết về một ông Tổng giám đốc người của một tập đoàn lớn từ Nhật Bản ngồi trên một bàn làm việc đối diện với các nhân viên, không có phòng riêng, và ông ấy đã tạo ra sự gần gũi thân mật với cấp dưới. Cuối cùng là kết quả kinh doanh tăng nhanh khá ấn tượng so với người tiền nhiệm. Đây là một điều đáng suy nghẫm.
Đối với nhân viên văn phòng, ai cũng biết rằng, chúng ta mỗi người làm việc 8h mỗi ngày. Nhưng ít ai để ý rằng, 8h này là giờ vàng trong một ngày cả, bởi vì trí mỗi chúng ta hoạt động sôi nổi nhất là thời điểm từ 8h sáng đến 17h chiều, sau đó là giờ dành cho thời gian thư giản, tụ họp,…
Và hầu hết 8h vàng ngọc này, chúng ta đều “sống” ở nơi làm việc – văn phòng của chúng ta – chứ không phải trong nhà của mình.
Có một điều nghịch lý là nơi chúng ta có quãng thời gian hoạt động quan trọng nhất trong ngày lại là nơi chúng ta ít trau chuốt, ít quan tâm nhất?
Đối với các tập đoàn lớn của các nước Âu Mỹ, điều này đã được và luôn luôn được họ chú trọng, bằng chứng là các cao ốc đẹp nhất, vị trí thuận lợi nhất đều dành cho làm văn phòng, chứ không phải cho khu biệt thự.
Gần đây, cụm từ” xây dựng văn hóa doanh nghiệp” cũng được thường xuyên nhắc đến. Và cũng ít ai để ý rằng, văn hóa doanh nghiệp bắt đầu từ việc cơ bản nhất là xây dựng một văn phòng làm việc.
Việc bố trí văn phòng làm việc thể hiện ý đồ của người đứng đầu một doanh nghiệp, tạo ra văn hóa lãnh đạo, văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp.
Thông thường, đối với một văn phòng hiện đại, phù hợp với phong cách làm việc ngày nay, là văn phòng mở, có nghĩa là người nhân viên và người sếp ngồi gần với nhau, có thể trao đổi công việc qua lại với nhau một cách nhanh nhất.
Nếu như ngày trước, bố trí mỗi phòng làm việc là một căn phòng khép kín, mỗi người một góc, sếp thì ngồi riêng trong một phòng kín, cách biệt với thế giới xung quanh, mỗi lần muốn gặp sếp phải thông qua cô thư ký và xếp lịch. Điều này gây ra “ nỗi sợ” của người cấp dưới khi muốn trao đổi với sếp những ý kiến của mình, dẫn đến sự xa cách và khi đó, sếp khó mà biết được “ lòng dân” muốn gì.
Hay đối với các nhân viên, mỗi người ngồi một góc, tại khu vực làm việc của mình thì thiếu các trang thiết bị cơ bản để lưu trữ các tài liệu, dẫn đến nếu hồ sơ quá nhiều thì trên bàn làm việc trở thành chỗ để “giấy”, mất hết không gian làm việc, tạo cảm giác bực bội “vô hình”, lấy đâu ra cảm hứng để có sáng kiến !!!!
Đối với một văn phòng hiện đại ngày nay, các yếu tố cần thiết sau phải có:

1. Bố trí không gian làm việc mở:

Có nghĩa là, không tạo ra sự “kín cổng cao tường”, mà phải tạo ra sự thoáng đãng, dễ gần, từ đó tạo nên sự hòa đồng , khả năng làm việc nhóm từ đó nâng cao hơn. Nhân viên làm việc trong một tổ có thể trao đổi qua lại nhanh chóng mà  không cần thiết phải di chuyển…

Giữa các khu vực làm việc của nhân viên (workstation) phải đảm bảo được sự phân chia nhằm tạo ra sự riêng tư, nhưng không cách biệt. Giải pháp dùng vách ngăn văn phòng là tối ưu cho việc này. Hiện nay, có nhiều loại vách ngăn, tuy nhiên, vách ngăn phải đảm bảo được các yếu tố sau đây:

a. Ngăn chia nhưng không ngăn cách

b. Dễ dàng cho việc ghim các giấy ghi chú (note), nhắc việc mỗi ngày

c. Có chỗ để che dấu các dây điện, mạng, điện thoại…, đảm bảo mỹ quan và ngăn nắp tại chỗ làm việc.

Để khắc phục tình trạng “ luộm thuộm” trên mỗi bàn làm việc, mỗi nhân viên cần được trang bị tối thiểu các dụng cụ hỗ trợ để lưu chứa như : Tủ hồ sơ cá nhân, kệ treo để tài liệu, kệ để giấy tờ trình ký, kệ để bút, thậm chí phải có chỗ để nhân viên có thể trưng bày các hình ảnh , kỷ vật trên bàn làm việc, tạo cho họ có cảm giác như đang ở nhà…

Các phòng làm việc của sếp không cần thiết phải quá “kín cổng cao tường” mà thay vào đó là dung các vách ngăn bằng kính và thạch cao, gỗ…, vừa đảm bảo sự thông thoáng, dễ gần (vì sếp và nhân viên vẫn nhìn thấy nhau) mà vừa đảm bảo sự riêng tư (kính vẫn cách âm tốt). Việc phối hợp các vật liệu này thường phải do các chuyên gia về nội thất làm thì hiệu quả sẽ cao hơn.

Có một nơi cực kỳ quan trọng  mà ít khi chúng ta quan tâm, đó là khu uống nước và giải trí cho nhân viên (pantry area).

Như trên đã nói, chúng ta phải tạo ra nơi làm việc như là một tổ ấm của mỗi nhân viên, vậy chắc chắn rằng trong 8h vàng ngọc này, họ cần một nơi để thở và giải lao, tái tạo sức lao động.
Nơi này phải có đầy đủ các dụng cụ máy móc để pha chế café, nước ngọt… là tất yếu. Nhưng yêu cầu về tính thẩm mỹ và thông thoáng để họ có cảm giác nhưng đang ngồi ở một quán café là cần thiết, thậm chí có nơi còn trang bị dàn âm thanh hifi, hay tivi, máy vi tính để họ xem tin tức . Thực tế tại các công ty thiết kế, có nhiều nhân viên họ chỉ thích làm việc tại khu pantry này vì tại đó họ nghĩ ra được nhiều điều mới lạ.

2. Gần gũi nhưng không “đánh đồng”

Thông thường, chúng ta hay thiết kế cho tất cả các nhân viên ngồi cùng một loại bàn và ghế. Điều này hoàn toàn sai lầm.

Trong mỗi nhóm làm việc, chắc chắn phải có nhiều cấp bậc, từ chuyên gia ( Officer) đến nhân viên cấp thấp (Clerk).

Nếu chuyên gia ngồi cùng kiểu bàn và ghế với nhân viên thì tạo sự “bình dân” trong văn phòng, làm cho cảm giác “cá mè một lứa” xuất hiện. Thay vào đó, phải có sự phân cấp rõ ràng qua việc thiết kế chỗ ngồi.

Ví dụ: Cấp bậc Chuyên gia phải là một bàn góc 1.4m x 1.4m thì cấp bậc nhân viên chỉ là một bàn thẳng 1.2m x 1.2m, ghế ngồi cũng phải được phân cấp.

Hay cấp trưởng phòng phải có một phòng riêng nhưng kiểu dáng và màu sắc của bàn ghế phải khác đi so với cấp giám đốc,…

Khi đó, mỗi khi nhân viên được thăng chức, ngoài việc được nâng lương và các phúc lợi khác, họ còn được ngồi ở một bộ bàn ghế khác nữa, tạo cho họ sự tự hào về chỗ ngồi, và người ngồi nhìn vào cũng biết được đâu là sếp và đâu là “lính”.

Còn có nhiều yếu tố trong bố trí văn phòng ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp. Thiết nghĩ người đứng đầu một doanh nghiện nên suy nghĩ đến vấn đề này khi bắt đầu xây dựng “ văn hóa doanh nghiệp” của mình.