Tủ hồ sơ văn phòng giúp bạn tổ chức công việc khoa học

Rất nhiều người làm việc văn phòng không tạo một thói quen tốt đó là tổ chức sắp xếp lưu trữ tài liệu văn bản một cách khoa học. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng điều này làm ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của bạn.

Hãy thử tưởng tượng bạn ngồi trong văn phòng với bàn làm việc tủ hồ sơ ngổn ngang tài liệu và dụng cụ văn phòng, điện thoại reo liên tục… chắc chắn bạn sẽ rất căng thẳng trước công việc quá nhiều. Hoàn toàn không phải do năng lực chuyên môn yếu kém mà do bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý. Để làm tốt công việc, bạn cần lưu ý các điểm sau đây:

Sắp xếp tủ hồ sơ khoa học

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với bạn. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ tủ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ người nào cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, Bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ tài liệu đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Bạn có biết cách tổ chức công việc không?

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

Sử dụng những mẫu giấy ghi chú

Dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.

Phân loại hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

Phân loại theo chủ đề

Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

Phân loại theo cụm

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

Phân loại theo nhóm

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng.

Nguồn: hoaphat.net.vn