Nâng cao hiệu quả công việc nhờ “làm mới” văn phòng

Không gian làm việc thoải mái sẽ mang lại hiệu quả công việc cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Một không gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện cảm với mọi người. Khi trang trí nội thất văn phòng thì bàn ghế nên cùng gu với nhau, dựa theo tính chất công việc và thế mạnh kinh doanh của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp. Chẳng hạn, nếu công ty mang phong cách trẻ trung, công việc đòi hỏi cần sự sáng tạo thì không gian nội thất cần những chất liệu hiện đại, khỏe khoắn.

Khi thiết kế nội thất cần lưu ý đến tính thực dụng của sản phẩm đảm bảo sự thuận lợi và tiện sử dụng trong quá trình làm việc. Hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ cần phải được lắp đặt đến từng bàn làm việc. Hệ thống ánh sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn tạo ra sự ngăn nắp. Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện. Chẳng hạn, giám đốc cần có một không gian làm việc riêng để tập trung suy nghĩ đưa ra những phương hướng hoạt động hay những hoạch định, quyết định chính xác cho sự phát triển của công ty. Trưởng phòng cần làm việc ở vị trí riêng biệt và tương đối yên tĩnh để có thể tiếp khách hoặc trao đổi riêng với nhân viên trong quá trình làm việc nhưng lại đòi hỏi phải có tầm nhìn thuận tiện đảm bảo khả năng bao quát tốt trong phòng. Khu vực đặt các loại máy văn phòng như máy in, máy photo copy… thì cần để ở nơi mọi người có thể tiếp cận dễ dàng và ít gây ồn ào tránh làm ảnh hưởng đến công việc…

Độ thông thoáng trong văn phòng rất quan trọng vì mật độ người ngồi làm việc thường lớn. Cần tính toán để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên. Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 một người. Bàn ghế văn phòng cũng cần được sắp xếp hợp lý, tránh sự bừa bộn vì sẽ gây bất tiện và khó chịu cho người sử dụng.

Về màu sắc, nên hạn chế dùng màu đậm vì phòng dễ bị tối, tốn điện, rối mắt. Văn phòng thường rất nhiều đồ đạc, tài liệu nên cần sự thông thoáng. Chỉ những không gian tiếp khách hoặc những khu VIP mới nên dùng tông màu mạnh, có những điểm nhấn tạo sự khác biệt cho không gian. Nếu sơn những màu quá mạnh ở nơi làm việc dễ gây cảm giác bức xúc khi ngồi trong phòng lâu. Về hình khối, đường nét, nên hạn chế trang trí cầu kỳ theo kiểu nhà ở. Nếu phong cách sang trọng thì cũng cần đúng mục đích sử dụng của văn phòng.